Mit DocuWare steigt Ihr Unternehmen schnell und sicher auf digitales Dokumentenmanagement um
Conbrio hilft Ihnen in allen Phasen: Von der Bestandsaufnahme über die Planung bis hin zur Implementierung. Durch Schulung und Training der Mitarbeiter sowie technischen Support gewähren wir ein Optimum an Unterstützung.
Schritt 1: Orientierung
Zu Beginn ist zu klären, welchen Nutzen Ihr Unternehmen durch ein Dokumentenmanagementsystem erzielen soll. Er kann sich durch Verbesserung betrieblicher Abläufe ergeben, leichtere Erfüllung gesetzlicher Vorgaben und Einsparung teuren Büroraumes.
Dort, wo heute Ihre dokumentbasierten Prozesse, z. B. im Einkauf, im Vertrieb, im Rechnungswesen oder im Personalbereich, unrund laufen, wo viel Papier bewegt oder auf Anfragen nur langsam reagiert wird, besteht das größte Potenzial. Notieren Sie, welche Abteilungen, welche Dokumente und Prozesse betroffen sind. Unser Nutzenkonfigurator hilft Ihnen dabei.
Schritt 2: Anbieterpräsentation
Aus der Orientierungsphase kennen Sie grob Einsatzgebiete und angestrebten Nutzen. Wir vermitteln Ihnen, wie die Lösung in Ihrem Fall aussieht, wie Ihre Ablage und Ihre Prozesse abgebildet werden, wie sich die Lösung in Ihre IT-Landschaft integriert, wie der angestrebte Nutzen erzielt wird und schließlich wie sich die Software für Anwender, Organisatoren und IT-Administratoren „anfühlt“.
Schritt 3: Lösungsworkshop
Oft kann nach der Anbieterpräsentation noch kein verbindliches Angebot erstellt werden, weil die Anforderungen umfangreicher sind, mehrere Prozesse abgebildet werden sollen oder unterschiedliche Programme anzubinden sind. Conbrio vereinbart in solchen Fällen mit Ihnen einen Lösungsworkshop. Dort werden die Anforderungen präzisiert, eine detaillierte Lösung erarbeitet und dokumentiert. Unter anderem klären Sie, ob ein Altbestand an Dokumenten als Dienstleistung gescannt oder importiert werden soll, um sofort hohen Nutzen beim Dokumentzugriff zu erzielen.
Schritt 4: Angebot und Kauf
Nach der gewissenhaften Vorbereitung enthält das Angebot verbindliche Preisangaben für Software, Hardware und Dienstleistung.
Schritt 5: Einrichtung und Schulung
Sie erwarten von einer wirklich erfolgreichen DMS-Einführung, dass sie ohne nennenswerte Unterbrechung Ihres laufenden Betriebes erfolgt und Ihre Anwender anschließend sehr schnell den Nutzen für ihre tägliche Arbeit erkennen. Je nachdem wieviel Vorarbeit z. B. im Rahmen des Lösungsworkshops erfolgte, kann mit der Installation und Konfiguration sofort begonnen werden.
Bei der Schulung sollten Sie besonders Ihren „Organisator“ beachten: Ihr IT-Administrator oder Ihre IT-Abteilung kann aufgrund der hohen Belastung nicht immer zur Stelle sein, wenn eine Änderung in der Konfiguration gewünscht ist. Der Trend bei allen Anwendungen geht dahin, einen Kollegen mit IT-Affinität aus der Fachabteilung als Organisator zu benennen, der die Anpassungen für seine Kollegen selbst erledigen kann. Gute Softwarelösungen sind so anwenderfreundlich, dass die Schulung des Organisators nicht mehr als 1 bis 3 Tage erfordert. In mittelständischen Unternehmen sollte die Einführung eines DMS damit nach einer Woche abgeschlossen sein.
Conbrio Business – Lösungen für Geschäftsprozesse
Conbrio Business ist ein Geschäftsfeld der Conbrio Group mit der Mission, intelligente, automatisierte und sichere Geschäftsprozesse ganz nach den individuellen Bedürfnissen moderner Unternehmensstrukturen für Sie zu verwirklichen. Dank der Digitalisierung können alle Prozesse im Unternehmen vollständig oder teilweise automatisiert werden. Ziel ist eine kostengünstige und schnelle Abwicklung einhergehend mit gezielter Steuerung , bester Überwachung, detaillierter Auswertung und laufender Optimierung. Kernprodukte sind hier das Dokumentenmanagement, ERP- und CRM Lösungen sowie alle damit verbundenen Softwarelösungen, welche in den Unternehmensworkflow systematisch eingegliedert werden.
Conbrio Business ist Ihr zertifizierter DocuWare Partner – informieren Sie sich jetzt und stellen Sie Ihr Unternehmen auf digitales Dokumentenmanagement um. Wir sind unter der kostenfreien Rufnummer 0800 0 44 00 88 00 gerne für Sie da oder stellen Sie eine Anfrage per E-Mail an helpdesk@conbrio-group.de.