Mit dem aktuellen Release machen Sie Ihren Beschaffungsprozess mit DocuWare schneller und robuster: durch den erweiterten Gegencheck von Rechnungspositionen, den Abgleich von Tabellendaten aus unterschiedlichen Quellen sowie durch neue Funktionen bei Formularen und XML-Rechnungen.
Tabellen in DocuWare Formularen
In DocuWare Webformulare können Sie jetzt auch Tabellen einfügen. Dies vereinfacht die strukturierte Erfassung von Daten und legt den Grundstein für deren automatisierte Weiterverarbeitung. Im Rahmen des Einkaufsprozess, auch Purchase-to-Pay-Prozess genannt, nutzen Sie dies im Formular für die Bestellanforderung mit einer Tabelle für die Artikel, die ein Kollege / eine Kollegin beantragt. Aber auch in anderen Szenarien ist die Neuerung hilfreich, beispielsweise im Reisekostenformular mit einer Tabelle für Ausgaben während einer Dienstreise.
Browser Table in Webform ENWebformular mit Tabelle zur Erfassung gewünschter Artikel bei der Bestellanforderung
XML-Rechnungsdaten in Tabellen importieren
Nach der Bestellung kommt die Rechnung ins Haus. Auch bei dieser Dokumentart spielen die Tabellen in DocuWare eine wichtige Rolle, nämlich um einzelne Rechnungspositionen in DocuWare zu übertragen. Bei Papier- oder PDF-Rechnungen macht Intelligent Indexing das für Sie. Neu ist nun, dass Sie auch bei XML-Rechnungen die Daten der aufgelisteten Einzelposten automatisch in eine DocuWare Indextabelle übertragen können. So ist die Rechnung für den folgenden Freigabe-Workflow perfekt vorbereitet.
Daten aus mehreren Tabellen abgleichen und summieren
Für die automatisierte Rechnungsprüfung können nun die Daten aus bis zu 20 Dokumenten zum Abgleich herangezogen und dabei auch Zahlenwerte aufaddiert werden. Nützlich ist dies beispielsweise, wenn Positionen aus verschiedenen Bestellungen oder Lieferungen in einer Rechnung zusammengefasst werden. Sie rufen die Daten aus allen Bestellungen und/oder Lieferscheinen ab, um sie mit der Rechnung zu vergleichen. Taucht der gleiche Artikel auf mehreren Bestellungen oder mehreren Lieferscheinen auf, addieren sich dabei jeweils die einzelnen Mengen.
Zur Verdeutlichung ein Beispiel:
Es erfolgen zwei Bestellanforderungen für einem Lieferanten: Mitarbeiter A bestellt 400 Schrauben, Mitarbeiterin B bestellt 600 Schrauben des gleichen Typs.
Die Lieferung erfolgt in zwei Paketen mit je 500 Schrauben.
Die Rechnung umfasst beide Bestellungen, also 1000 Schrauben.
Für den automatischen Rechnungsabgleich werden pro Dokumentart die Stückzahlen der Schrauben addiert, also 400+600=1000 bei den Bestellanforderungen und 500+500=1000 bei den Lieferscheinen.
Da die Mengen von Bestellanforderungen, Lieferscheinen und Rechnung übereinstimmen, kann die Rechnung direkt freigegeben werden.
Das funktioniert selbstverständlich auch mit mehreren Posten, beispielsweise Schrauben, Muttern und Gewindestangen.
Der Datenabgleich lässt sich zudem dank Fuzzy Matching, also einem „unscharfen Abgleich“, robust gegen kleinere Scan- bzw. OCR-Fehler gestalten. So würde zum Beispiel die Artikelnummer „S523-A336M5“ aus der Bestellung mit der Artikelnummer „S523-A336MS“ aus einer Rechnung bei einer 95%igen Ähnlichkeit als übereinstimmend gewertet werden.
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