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Digitale Poststelle

Die Software von Ephesoft für die digitale Postverteilung hilft Unternehmen, Daten von Papier-, Fax- und elektronischen Dokumenten automatisch zu klassifizieren, trennen, sortieren und zu extrahieren. Durch Ephesoft stehen wichtige Informationen für Geschäftsprozesse und Kunden schneller und genauer zur Verfügung.

Die Herausforderungen einer zentralen Poststelle

Poststellen können auf sehr unterschiedliche Probleme stoßen. Sachbearbeiter im Posteingang müssen zeitaufwendige Aufgaben wie das Öffnen, Erfassen und Einordnen aller eingehenden Dokumente verrichten. Häufig müssen sie dabei eingehende Post identifizieren, sortieren, fotokopieren und an mehrere Abteilungen liefern, oft in unterschiedlichen Städten oder sogar Ländern. Was passiert, wenn eine Rechnung oder Zahlung durch das Raster fällt und verschwindet? Oder sogar noch problematischer: ein zeitkritisches Dokument? Die besten Geschäftsentscheidungen hängen von gründlichen und zeitnahen Informationen ab. Wenn wichtige Post auf die Verarbeitung wartet, bremst das die gesamte Organisation aus. Bei Neuaufträgen, Genehmigungen, Verträgen und anderen wichtigen Dokumenten können Entscheidungsträger nicht auf Informationen warten.

Die Lösung

Mit der Digitalen Poststelle für den automatisierten Posteingang werden Dokumente präzise und schnell identifiziert und nach ihrem Inhalt sortiert. Dies geschieht mithilfe der patentierten Technologie für maschinelles Lernen. Die Plattform unterscheidet zwischen Rechnungen, Bestellungen, Verträgen und anderen Arten von Post, ohne dabei Patchcode-Seiten oder Trennblätter einfügen zu müssen. Ihr manuelles Verteilungsverfahren für Dokumente im Posteingang kann so in eine exakte, gut strukturierte und produktive Methode umgewandelt werden.

Die Automatisierungssoftware von Ephesoft liefert nachvollziehbare Ergebnisse für umfassende Transparenz bei eingehenden Dokumenten und Informationen, damit Unternehmen ihre Daten nachverfolgen, überprüfen und ändern können. Unsere Lösungen zur intelligenten Dokumentenerfassung identifizieren die Informationen, die Sie benötigen, ohne manuelle Dateneingabe oder zeitraubende Dokumentensortierung – ganz einfach durch eine automatische Klassifizierung, Trennung, Sortierung und Extraktion von Daten aus eingehenden Dokumenten in Papier- und elektronischem Format.

Zeitnahe Postbearbeitung
Digitale Poststelle mit Conbrio Business

Zeitnahe Postbearbeitung

Der zentrale Posteingang in Unternehmen ist ein Stoßgeschäft. Vornehmlich am Morgen stehen viele Dokumente an, die schnell an die zuständigen Abteilungen bzw. Teams übermittelt werden sollen. Mit Ephesoft lassen sich viele, sonst manuelle Tätigkeiten beschleunigen – wenn nicht sogar gänzlich ablösen. Wer bereits eine Capture-Lösung für den digitalen Posteingang nutzt, profitiert von Mehrwerten, die unsere automatisierte Postbearbeitung bringt: So braucht Ephesoft Transact z.B. keine Barcode-Belege zum Trennen der Dokumente und klassifiziert zuverlässig nach entsprechenden Geschäftsvorgängen.

Kosten reduzieren

Die automatisierte Postbearbeitung senkt den Aufwand sowie das Risiko menschlicher Fehler, die in fehlenden Dokumenten oder Zeitverzug münden.

Smarte Texterkennung

Unsere Software erkennt definierte Schlüsselfelder schneller als der Mensch und lernt kontinuierlich dazu, womit sich die Datenextraktion verbessert.

Besserer Informationsfluss

Der aufbereitete Posteingang steht den Nutzern zeitnah zur Verfügung, ohne zusätzliche Software zu benötigen.

Papierverbrauch senken

Ephesoft trägt dazu bei, Papier zu sparen z.B. in Form von Kopien für die Hauspost, weil nötige Dokumente per Klick zu Verfügung stehen.

Echtzeit-Daten

Durch den besseren Informationsfluss sind wichtige Daten verfügbar, um KPIs, Metriken und andere Analysen als Entscheidungsgrundlage zu erstellen.

Reaktionszeiten verkürzen

Schnellere Antwortzeiten und bessere Datenqualität erhöhen den Kundenservice, der langfristig die Wettbewerbsfähigkeit sichert.

Digitale Poststelle mit Conbrio Business

Nutzen Sie Ephesoft mit Conbrio Business und profitieren Sie von einer automatisierten digitalen Poststelle.

Automatische Klassifizierung

Einfache Integration z. B. DocuWare