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Dokumentenmanagement

Der intelligente Weg Ihre Geschäftsdokumente zu verwalten

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Dokumentenmanagement

Mit DocuWare archivieren Sie Dokumente jeder Art einheitlich, schnell und ohne Papier! So finden Sie Ihre gewünschten Unterlagen mit ein paar Mausklicks. DocuWare ist das umfassende System, wenn es um die Umwandlung all Ihrer Dokumente in wertvolle digitale Ressourcen geht. 30-40 Prozent seiner Zeit verbringt ein Mitarbeiter damit, Papierunterlagen, Aktenschränke oder auch E-Mails und Festplatten für gewünschte Unterlagen zu durchsuchen. Durch den gezielten Einsatz von DocuWare setzt Conbrio Business Ihre Mitarbeiterressourcen frei für wertvolle produktive Zeit in den jeweiligen Kernkompetenzen. Conbrio Business ist zertifizierter DocuWare Partner.

so funktioniert es

Dokumente erfassen und ablegen

Um zu starten, werden in einem ersten Schritt die in Ihrem Unternehmen anfallenden Dokumente lokalisiert, erfasst und einheitlich geordnet abgelegt. Dabei werden auf die Belange Ihres Unternehmens abgestimmte Ablagestrukturen und Workflows eingerichtet.

Zugriff und Transparenz sicherstellen

Die zentrale Archivierung aller Dokumente ermöglicht es, wichtige Geschäftsinformationen auf Knopfdruck zur Verfügung zu stellen. Berücksichtigt werden dabei die individuellen Zugriffsrechte, so dass jeder Benutzer nur sehen kann was er sehen soll und darf.

Reibungslose Zusammenarbeit

DocuWare erlaubt es Ihren Mitarbeitern, dasselbe Dokument zu lesen, es zu teilen und zu bearbeiten. Dies ist parallel oder in Form von vordefinierten Arbeitsabläufen möglich.

Durchgängige DocuWare-Infrastruktur

Ein zentraler Dokumenten-Pool fügt sich nahtlos in Ihre vorhandene IT-Landschaft ein, etwa in Anwendungen wie ERP-, CRM-, Finanzbuchhaltungs- oder E-Mail-Systeme.

Die 4 Zentralen Vorteile

Höhere Effizienz und Produktivität

Ihre Mitarbeiter erhalten optimalen Zugriff auf Geschäfts- dokumente. Zusätzlich ist schneller und reibungsloser Informationsfluss gewährleistet. Statt Dokumente zu suchen, haben Ihre Mitarbeiter Zeit, sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren.

Geringere Kosten für Dokumentenablage

Das Erstellen und Aufbewahren von Dokumenten ohne Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems ist teuer. Der Einsatz von DocuWare bietet hohe Einsparungen bei der Dokumentenablage und gleichzeitig sinken die Kosten für Kopien, Ausdrucke, Versand und Personal.

Datensicherheit und Compliance

Ein Dokumentenmanagementsystem hilft Ihnen, den Zugriff auf sensible Informationen zu kontrollieren und verlässliche Sicherheitsstrukturen für Ihre Dokumente einzuführen. Außerdem ermöglicht es Ihnen, behördliche und branchenspezifische Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten zu erfüllen.

Fortbestand Ihres Unternehmens

DocuWare stellt sicher, dass Ihr Unternehmen auch bei Katastrophen wie Feuer oder Hochwasser keine Ausfallzeiten hat. Dokumente können leicht repliziert werden und auf Datenträgern außerhalb Ihres Unternehmens oder in der Cloud gespeichert werden (Disaster Recovery).

Der DocuWare Client
Intelligent Indexing Service
Mobil arbeiten

Der Docuware Client

Ihre Dokumente können zunächst in digitalen Briefkörben gesammelt, sortiert und bearbeitet werden. Aus den Briefkörben heraus, häufig aber auch direkt und vollautomatisch, werden die Dokumente in digitalen Archiven abgelegt. Leistungsfähige Index-Funktionen stellen dabei sicher, dass jedes Dokument richtig eingeordnet und kategorisiert wird.

Im Suchen-Bereich finden Sie archivierte Dokumente gezielt und schnell. Dokumente, die aktuell zur Bearbeitung anstehen, erscheinen automatisch in Ihren Listen oder Aufgaben und können umgehend geprüft oder freigeben werden. Um Dokumente zu editieren, prüfen und freizugeben, gibt es digitale Schreibwerkzeuge und Stempel. Sie können Dokumente heften, klammern und sortieren; handschriftliche Notizen und Signaturen lassen sich über kompatible Geräte mit der Stiftfunktion integrieren.

Intelligent Indexing Service

Der Intelligent Indexing Service ermöglicht es Ihnen Ihre Dokumente bei der Ablage zu indexieren, also mit Ordnungskriterien zu versehen. Intelligent Indexing liest relevante Indexbegriffe selbstständig aus den Dokumenten aus und schlägt sie für die geordnete Ablage vor. Durch Bestätigen oder Korrigieren lernt der Service von Ihnen: Schon beim zweiten oder dritten Mal, nachdem Sie oder ein Kollege ein ähnliches Dokument abgelegt haben, vergibt Intelligent Indexing alle Begriffe automatisch richtig.

Mobil arbeiten

Dank der DocuWare Mobile App greifen Sie auch von den mobilen Geräten auf Ihre Archive zu und haben die gleichen Möglichkeiten wie im Büro. Wenn Sie z. B. bei einem Kundenbesuch sich dessen aktuelle Bestellungen auf dem Tablet ansehen wollen: dank DocuWare ist dies mit wenigen Fingergesten gemacht.

Ebenso ist es möglich, von unterwegs Dokumente mit dem Smartphone mittels DocuWare PaperScan einzuscannen um diese ohne Zeitverlust Ihrem Innendienst zur Verfügung stellen zu können. Die Scanqualität entspricht dabei höchsten Ansprüchen, während die Handhabung ganz einfach ist: Sie halten das Smartphone über das Dokument, das Gerät löst automatisch aus - ein echter Performancegewinn gegenüber Ihren Mitbewerbern.